Oito funções do Gmail para economizar tempo que nem todos conhecem
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Oito funções do Gmail para economizar tempo que nem todos conhecem

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O Gmail tem diversas funções que podem agilizar tarefas pessoais e profissionais. O serviço permite agendar o envio de mensagens, adiar um e-mail, autodestruir mensagens, usar o modo offline, além de incrementar a experiência com a instalação de complementos de serviços externos. O Google tem ampliado os recursos do e-mail desde o ano passado, com o lançamento do novo Gmail. Saiba como as novas funcionalidades podem facilitar seu dia a dia com as dicas da lista a seguir.

LEIA: Gmail tem função que vai facilitar sua vida; saiba usar

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1. Escrever e-mail rapidamente

O Smart Compose é uma ferramenta nativa que completa automaticamente as frases que o usuário digita no corpo de um e-mail. O recurso inteligente é uma alternativa para evitar digitar frases comuns que podem ser agradecimentos ou gentilezas, como "Boa noite", "Bom dia" e outras baseadas no estilo de escrita de cada usuário.

Já o Smart Reply oferece respostas rápidas para mensagens recebidas na caixa de entrada. Quando o usuário recebe um e-mail com uma pergunta o sistema automaticamente sugere "Sim" e "Não" como resposta.

2. Gmail Offline

Lançada com a nova interface da plataforma, a função offline permite escrever e-mails, realizar buscas de mensagens, apagar e arquivar conversas de até 90 dias. Dessa maneira, algumas tarefas importantes continuam ativas mesmo quando não há no computador uma conexão com a Internet.

Na prática, o recurso é ideal para continuar trabalhando em respostas de mensagens importantes, encontrar solicitações e gerenciar a caixa de entrada arquivando ou deletando e-mails com assuntos resolvidos.

3. Adiar um e-mail

Remover temporariamente um e-mail da caixa de entrada para priorizar outros assuntos. Essa é a função oferecida pela ferramenta Adiar do Gmail. A plataforma permite ocultar a mensagem e definir uma data e hora para que ela apareça novamente. Além disso, os e-mails adiados ficam reservados em uma página específica, o que permite ao usuário respondê-los antes mesmo do período definido.

A opção também é útil para reservar respostas que não podem ser definidas naquele momento. A função adiar e-mails está disponível na versão web e nos aplicativos do serviço para iPhone (iOS) e Android.

4. E-mails que se autodestroem

O chamado de modo confidencial é um recurso para autodestruir mensagens enviadas. A função é ideal para evitar que conversas com dados sensíveis fiquem armazenadas na caixa de entrada do destinatário. O modo confidencial também permite adicionar uma senha que é enviada por mensagem SMS. Sendo assim, apenas a pessoa que recebe a senha terá acesso ao conteúdo do e-mail.

A opção é ideal para envio de arquivos importantes e conversas que devem ser restritas para componentes de uma equipe de trabalho. O destinatário de uma mensagem no modo confidencial não pode encaminhar, copiar, imprimir e baixar o conteúdo do e-mail.

5. Gerenciar sua agenda no Gmail

O Gmail faz do pacote G Suite, do Google. Sendo assim, usuários podem acessar a partir dele outras ferramentas. A Google Agenda pode ser acessada para que usuários do Gmail revisem seus compromissos e confiram atividades como aniversários, lembretes e feriados. Por se tratar de um redirecionamento para a plataforma Agenda, o usuário pode realizar edições e criar tarefas que estarão vinculadas ao Gmail.

A opção é ideal para pessoas que precisam controlar seus compromissos de forma rápida e eficaz. Um e-mail com pedido de reunião, por exemplo, pode ser confirmado rapidamente ao revisar os compromissos na agenda.

6. Usar serviços externos integrados ao Gmail

Documentos recebidos como anexos podem ser visualizados em modo de pré-visualização no Gmail. Além disso, a plataforma também oferece a integração com ferramentas externas que podem realizar tarefas extras. Quando um documento é aberto, o Gmail apresenta uma opção no topo da tela chamada "Abrir com", em que é possível enviar o arquivo para edição, seja ele uma imagem ou arquivo PDF.

O recurso é interessante para evitar a instalação de programas ou perder tempo procurando uma solução na web. Os complementos podem ser explorados usando a opção "Conectar mais aplicativos".

7. Crie uma tarefa a partir de um e-mail

O aplicativo Tarefas permite adicionar um e-mail em listas de ações importantes a serem finalizadas. A ferramenta é integrada ao Gmail, e pode ser ativada clicando sobre seu ícone na lateral direita da tela. Em seguida, basta arrastar um e-mail da caixa de entrada para a área de trabalho do Tarefas para que ele fique salva em sua lista de providências.

O recurso é ideal para definir metas que devem ser cumpridas como prioridades. Além do auxílio visual, o aplicativo ainda pode ajudar a manter obrigações de trabalho em dia, aumentando assim a produtividade ao incluir mensagens recebidas no sistema de checklist.

8. Complementos do G Suite Marketplace

O Marketplace do G Suite oferece gratuitamente diversos complementos de serviços externos ao Gmail. A lista de complementos é grande: Dropbox, Evernote, Todoist, Trello e diversas outras opções. A funcionalidade permite otimizar atividades importantes como receber ou arquivos na nuvem a partir da caixa de entrada.

Os complementos são uma opção para manter todo seu fluxo de trabalho em diferentes serviços dentro do Gmail. Para abrir a loja de complementos, clique sobre o ícone "+" na barra de opções na lateral direita da tela.

Como recuperar senha do Gmail? Descubra no Fórum do TechTudo.